Attention!
Veuillez noter que cette documentation n'est plus maintenue et sera bientôt retirée. Les documents à jour sont désormais disponibles par le biais du Portail Client.


Procedures  

 

Onglet Intervenant

Description :
L’onglet intervenant englobe les clients, citoyens résidents et non-résidents, les organismes, les employés/bénévoles, les fournisseurs. Il désigne toute personne/entité qui peut être facturée ou contactée. Ce module centralise l’information des différents intervenants de la municipalité qu’ils soient clients, fournisseurs,employés ou les trois en même temps et permet la consultation de l’historique de cours / activité pour une personne.


Description du menu (menu a gauche sous l’entête ``actions ``)

  • Ajouter une inscription (références a la section 2.2.1 )
  • Ajouter une réservation (références a la section 2.2.2 )
  • Ajouter un abonnement (références a la section 2.2.3 )
  • Pour l’achat d’un produit (références a la section 2.2.4 )


Cet onglet renferme des listes
(menu a gauche sous l’entête ``listes ``)

  • Organisations (permet d'accéder aux fiches des organisations) (réf.section 2.3.1.1)
  • Personnes (permet d'accéder aux fiches des personnes) (réf.section 2.3.1.3)
  • Champs personnalisés (permet de définir des champs spécifiques)
  • Famille (permet de visualiser une famille et ses membres) (réf.section 2.3.1.2)
  • Statut légal (surtout pour les organisations)
  • Type de membre (relié aux organisations)
  • Transactions en suspens (permet de visualiser les demandes non traitées de l'interface citoyen/public)

Organisations 2.3.1.1.

1. Nom de l’organisation : nom de l’organisation(nombre de caractères illimité )
2. Statut légal :en cliquant sur la liste déroulante,determiner le statut de l’organisation.
3. Primaire : identifie si l’organisation traite tous ses dossiers .( à détailler ).
4. Date de fondation : date de la fondation de l’organisation.
5. Résidant : sélectionner oui ou non . Cette sélection permet d’identifier le statut de résidence de l’organisation relié à l’organisation primaire relatif à l’utilisation des activités,ressources et divers plateaux et équipements.

Informations personnelles 2.3.1.2.

Créer un client
Il peut arriver qu’on veuille créer une fiche client sans pour autant vouloir créer une famille.
Accédez à l’onglet  

Dans le Menu, à gauche de votre écran, cliquez sur

 

Une fenêtre « Liste des personnes » apparaît. Vous pouvez accéder à la fiche d’une personne à l’aide de la saisie de son numéro de téléphone, vous pouvez sélectionner le dossier d’une personne, inscrire une personne à une activité ou un abonnement ou ajouter une personne.

 

Il faut vérifier que la personne n’existe pas déjà dans la base de données avant de procéder à l’ajout d’une nouvelle fiche afin d’éviter les doublons. Pour ce faire, on peut commencer par faire une recherche à l’aide du numéro de téléphone de la personne en saisissant l’information dans le champ prévu à cet effet puis cliquez sur « Rechercher »

À l’aide du bouton Filtre, il est possible de faire une recherche sur diverses informations. On peut combiner plusieurs champs de saisie, puis cliquer sur « Rechercher »

 

Pour créer une nouvelle fiche, cliquez sur le bouton « Ajouter ».

 

Lorsque celle-ci est complétée, appuyez sur « Enregistrer ». Le système ouvre une nouvelle fenêtre qui est la fiche personnelle de la personne que vous venez de créer.

 

La fiche personnelle se compose de quatre sections :

  • Les informations générales
  • Les coordonnées
  • L’horaire de la personne
  • Les autres informations

Personnes 2.3.1.3

1. Prénom de la personne: prénom de la personne (nombre illimité de caractères)
2. Nom de la personne : nom de la personne (nombre illimité de caractères)
3. Langue utilisé pour la correspondance : (selon la liste déroulante) sélectionner francais ou anglais.
4. Numéro d’assurance sociale :numéro d’assurance sociale, (nombre de caractères illimité).
5. Date de naissance :inscrire la date de naissance directement dans le rectangle en respectant le format –aaaa-mm-jj.
6. Carte d’assurance maladie :inscrire le numéro de la carte d’assurance maladie (nombre illimité de caractères ainsi que la date d’expiration )
7. Sexe :sélectionner si male ou femelle.
8. Résidant :cocher oui ou non .
9. Catégorie d’adresse : ( selon la liste déroulante,choisir résidence,résidence secondaire ou travail.(possibilité d'en ajouter après la première création)
10. Numéro civique :inscrire le numéro civique, code alphanumérique.
11. Générique de rue :sélection du type de rue ex :rue,avenue etc.(selon la liste déroulante
12. Voie publique:code alphanumérique du nom de la rue seulement, selon la liste déroulante.
13. ville :nom de la ville .
14. Province :nom de la province
15. Pays : nom du pays.
16. Code postal :code alphanumérique pour le code postal.


Personnes (suite):

17.
18.
19.Numero de téléphone :inscrire le numéro de téléphone.
20.Catégorie :sélection de la catégorie du téléphone
ex : maison,bureau etc.(selon la liste déroulante ).
21.Courriel :inscrire l’adresse courriel,code alphanumérique.
22. Catégorie :sélection de la catégorie de l’adresse courriel ex :résidence, travail, , bureau etc. (selon la liste déroulante )

Autre informations

1) Les informations personnelles

 

Le système nous positionne directement sur l’onglet « Détails » où on retrouve les informations relatives au nom et prénom, la date de naissance et le statut de résidence. Si nous avons omis une information et que l’on souhaite la rajouter, il faut cliquer sur le bouton « Modifier » afin d’accéder à l’écran suivant :

 

Si on y saisit la date, par exemple, la modification « Enregistrée » se retrouve dans l’écran principal de la fiche.

 

 

La section « Commentaires » permet la saisie de messages à conserver dans le dossier du client.

 

Pour créer un message, cliquez sur le bouton « Ajouter ». Une fenêtre de saisie s’affiche vous permettant de créer un message qui sera accessible à tous (Public) ou uniquement à la personne qui a créé le message (Privé).

Les dates permettent d’identifier à partir de quelle date et jusqu’à quand le message sera affiché.

La section du bas permet de saisir le message.

 

Lorsqu’un message est enregistré au dossier d’un client, il est accessible chaque fois que l’on essaie d’inscrire ce client, ou un membre de sa famille, à une activité, chaque fois qu’on interroge sa fiche ou celle d’un des membres de sa famille à l’aide d’un icône représentant un point d’exclamation dans le haut de l’écran.

 

Un glissant la souris sur cet icône, le curseur change de forme et le message apparaît automatiquement

Comme vous pouvez le voir, il peut y avoir plus d’un message

 

La section « Famille » sert à retrouver les informations sur la famille de ce membre. Il est possible de créer une famille par cet onglet, mais nous vous suggérons de vous référer à la section « Création d’une famille » plus haut.

 

La section « Relevé-24 » permet de consulter ou d’ajouter les personnes qui recevront un relevé-24 pour les activités assujetties auxquelles cette personne se sera inscrite.

 

La section « Transaction » affiche toutes les transactions monétaires, factures, crédits, paiements, faites au dossier de la personne. À noter que les factures d’inscriptions d’un enfant se retrouvent dans le dossier du parent qui a payé les factures. On peut consulter les inscriptions de l’enfant en accédant à la section « Horaire » de son dossier.

 

La section « Photo » permet de conserver la photo prise pour la production de la Carte-Loisirs par l’outil Card-Five. Il est possible de la supprimer ou d’en associer une qui se trouve sur un de nos lecteurs.

2) Les coordonnées

Dans cette section, nous voyons un sommaire des coordonnées de la personne. Il est possible d’ajouter plusieurs adresses, numéros de téléphone et courriels en utilisant les icônes ou en passant pas les onglets.

 

« Ajouter une adresse » :

Je peux saisir les informations pour l’adresse et faire « Enregistrer » ou faire « Enregistrer et ajouter » si je veux en ajouter une autre. La case « Appliquer à la famille » permet l’application automatique de cette adresse à tous les membres de la famille

« Ajouter un téléphone » :

Il est possible de créer 5 numéros de téléphone à la fois en sélectionnant une catégorie et en inscrivant une note spécifique pour chacun d’eux. Il est également possible de les appliquer à la famille.

 

« Ajouter un courriel » :

Permet de créer des adresses de courriel et de les appliquer à la famille. Si nous voulons en créer plusieurs, simplement faire « Enregistrer et ajouter »

3) La section Horaire :

Le système se positionne automatiquement sur l’onglet « Inscriptions »

À partir de l’onglet « Inscriptions » il est possible de procéder automatiquement à une inscription à l’aide du bouton « Ajouter », de consulter une inscription, de procéder à une annulation ou de transférer une personne d’une activité vers une autre. (Voir plus loin les étapes pour une inscription)

 

Réservations :

À partir de l’onglet « Réservations » il est possible de procéder à une réservation, d’accéder aux réservations faites par le client, d’imprimer les réservations, de les facturer et de gérer les conflits.

 

Abonnements :

À partir de l’onglet « Abonnements » il est possible d’ajouter un abonnement, le modifier, le supprimer, procéder à l’impression de la carte, effectuer un renouvellement ou de rechercher un abonnement sur le dossier du client. (Voir plus loin les étapes pour le renouvellement)

 

Calendrier :

Permet de consulter l’horaire des activités du client et d’afficher le calendrier sous différents formats et d’afficher les réservations, les inscriptions et les présences au choix.

La section Autres informations :

Le système se positionne automatiquement sur l’onglet « Parents » où on peut y saisir des informations sur les parents comme où ils travaillent par exemple.

 

L’onglet « Divers » permet la saisie d’informations telles que la grandeur, le poids… ces informations peuvent être nécessaires pour certaines activités.

 

L’onglet « Commentaires » peut servir à emmagasiner des informations plus spécifiques.

 

 

L’onglet « Santé » permet de regrouper les informations médicales

 

L’onglet « Autorisations » permet de saisir les autorisations

Champs personnalisés:

1. Nom : nom du champs personnalisé (nombre illimité de caractères )
2. Attaché au groupe : sélection dans l’onglet groupe (liste déroulante )
3. Type : sélection du type de champs personnalisés (liste déroulante ).
4. Obligatoire : cochez la boîte si le champs est obligatoire.
5. Description : description du champs personnalisé, non visible sur l'interface, seulement aide-mémoire.

Familles:

1. Nom de la famille :entrer le nom de la famille (nombre illimité de caractères,
ex :famille Guérin ou famille Guérin / Gilbert.

 

Abonner une famille :
L’abonnement d’une famille à la Carte-Loisirs peut se faire par la famille ou par le dossier d’une personne. Lors de la création d’une nouvelle famille, on procédera directement par la section famille pour procéder à l’abonnement de tous les membres à la Carte-Loisirs.

Reprenons les étapes de la création de la famille :
Accédez à l’onglet  

Dans le Menu, à gauche de votre écran, cliquez sur

Une fenêtre « Liste des familles » apparaît. Dans cette fenêtre vous pouvez accéder à une famille existante, vous pouvez faire une recherche sur une famille existante, vous pouvez inscrire les membres d’une famille à une activité ou à un abonnement,  où vous pouvez créer une famille en cliquant sur le bouton « Ajouter »

 

La fenêtre de saisie apparaît et vous saisissez le nom de la famille que vous souhaitez créer

 

Une fois le nom de la famille saisi, faites « Enregistrer » pour enregistrer la nouvelle famille. Maintenant que la famille est créée, il faut créer chacun des membres qui la composent. Dans la fenêtre « Famille détaillée », dans la section « Membres », cliquez sur le bouton « Créer un membre »

 

 

Vous devez maintenant saisir les informations de la personne dans cette fiche

Il est conseillé de saisir les informations d’un des parents afin de permettre, plus tard, la duplication des informations de son dossier, comme l’adresse et les numéros de téléphone, à tous les membres de sa famille à l’aide du bouton « Calquer les informations ».

 

Une fois les informations saisies, cliquez sur le bouton « Enregistrer ».  Vous verrez que le système affiche maintenant l’adresse et le numéro de téléphone de la famille dans l’entête.

 

Pour créer les autres membres de la famille, cliquez sur le bouton « Créer un membre », et saisissez uniquement les informations de la section « Ajouter une personne »

 

Lorsque tous les membres sont créés, cochez la case des autres membres de la famille que celui qui possède l’adresse à son dossier et faites « Calquer les informations »

Les adresses et les numéros de téléphones du membre principal se retrouvent maintenant sur chaque fiche des membres de cette famille.

 

Si c’est un nouvel abonnement :
On peut cocher la case de n’importe quel membre et cliquer sur le bouton « Ajouter »

 

Membre d’une famille:

Membres

1.Sélection :sélectionner le membre de la famille à partir de la boîte de dialogue.
2.Commandes pour ajouter un membre de la famille :
2.1.Enregistrer: pour enregistrer les modifications.
2.2.Sélection d'une personne: pour sélectionner une personne à partir de la liste.
2.3.Créer un membre : pour créer un nouveau membre de la famille
2.4.Supprimer/retirer :pour supprimer un membre sélectionné de la famille.
2.5.Inscrire : pour inscrire un membre de la famille a une activité.
2.6.Calquer les informations de la famille :sélectionner le membre primaire de la famille et copier toutes les informations de base (adresse, téléphone...) à l’autre membre de la famille .
2.7.Ajouter: Pour ajouter un membre a la famille a partir de la liste des intervenants.

3.Abonnement

 

Abonnements

3.1.Ajouter.
3.2.Modifier
3.3.Supprimer
3.4.Supprimer/retirer :pour supprimer un membre sélectionné de la famille.
3.5.Imprimer
3.6.Renouveller: pour renouveller un abonnement.
3.7.No. recherche: pour faire un filtre par le no. d'abonnement
4.1 No. d'abonnement
4.2 Date de début d'abonnement
4.3 Date de fin d'abonnement
4.4 Nom participant
4.5 Statut de l'abonnement
4.6 Type d'abonnement: individuel/familial
4.7 Renouvelable ou pas renouvelable

 



Sélection d’un membre de la famille :

Quand la fonction Ajouter est sélectionnée,la liste des noms va apparaître et permettre la sélection du membre à choisir.

1.Sélectionner :quand la clé est sélectionnée,vous pouvez a partir de la liste des personnes,cochez les membres à ajouter.
2.Sélectionner votre choix parmi la liste des personnes.
3.Filtre : vous pouvez effectuer une recherche à l’aide du filtre .


Editer un membre:


Quand un membre de la famille est sélectionné, le système va automatiquement ajuster et convenir d’un rôle dans la famille selon le sexe et l’âge. Toute personne de 18 ans et plus se verra automatiquement assigner un rôle de père, donc il faudra le modifier pour refléter le rôle réel.

1.Rôle : selon la liste déroulante ,choisir le rôle .
2.Primaire :cochez si vous voulez que cette personne soit considérée comme primaire ce qui sous-entend que la correspondance,les factures et les relevés 24 lui seront acheminés.
3.Relevés 24 : requis au Québec, Canada pour les déductions d’impôt. Dans la case, nous devons inscrire la répartition en pourcentage qui devra être faite entre les personnes responsables de la famille (ex :40% accordé au père et 60% accordé à la mère)


Statut légal :

1. Description du statut légal :le statut du champs est utilisé pour définir le statut de l’organisation (ex :affilié,incorporé ).


Member type (pour une organisation ) :

Le type de membre détermine le rôle que l’intervenant peut jouer dans l’organisation (ex :président,vice-président,secrétaire,officiel,bénévole etc.).Quand on sélectionne un intervenant dans la liste des personnes,on peut également sélectionné un type de membre.

1.Type de membre :entrer la description du type de membre (ex :président,vice-président etc »)


Comptes en attente :
L’onglet compte en attente sera l’endroit òu seront regroupés les demandes faites par internet qui requièrent un traitement manuel par un administrateur ,soit pour accepter le nouveau client et lui donner un mot de passe .

1.Approuver :pour approuver une demande d’un nouvel intervenant.
2.Supprimer :pour rejeter une demande faite ou supprimer une activité enregistrée dans le système via internet.


Description des listes :
À chacun des onglets, nous pouvons retrouver sur le menu de gauche des listes respectives pour chacun des onglets.

Les listes suivantes sont disponibles a partir de l’onglet intervenant.

  • Organisation
  • Personnes
  • Champs personnalisés
  • Famille
  • Statut légal
  • Type de membre
  • Comptes en attente